Služba ureda župana

Uvođenje  sustava kvalitete u upravljanju u samoupravnom djelokrugu Bjelovarsko-bilogorske županije kao jedan od projekta Bjelovarsko-bilogorske županije uspješno je okončan certificiranjem 8. lipnja 2007. godine od strane certifikacijske kuće Cro Cert.

Time je Bjelovarsko-bilogorska županija kao jedna od županija u Republici Hrvatskoj dobila certifikat ISO koji pokriva područje djelovanja regionalne samouprave.
Razlog njegovog uvođenja, a nadasve održavanja i usavršavanja je jasan: spoznaja o potrebi poboljšanja vlastite organizacije i djelovanja, a sve u cilju što efikasnijeg zadovoljavanja potreba građana i drugih korisnika usluga samoupravnog  dijela županije odnosno nužnost zadovoljavanja međunarodno prihvaćenih standarda na području djelovanja regionalne samouprave.

Rad na projektu uvođenja sustava u upravljanju po ISO 9001:2000 trajao je nekoliko mjeseci u kojem su razdoblju stvoreni svi preduvjeti te u potpunosti zadovoljeni svi zahtjevi međunarodne norme ISO 9001:2000 da se moglo pristupiti certifikacijskom auditu u cilju provjere da li sustav upravljanja u samoupravnom djelokrugu Bjelovarsko-bilogorske županije udovoljava postavljenim zahtjevima ISO normi.
Međunarodna norma ISO 9001 zahtijeva od svake organizacije  poduzimanje i provedbu određenih aktivnosti.

Bjelovarsko-bilogorska županija prepoznala je elemente koji omogućuju dokumentiranje, uvođenje i održavanje sustava upravljanja kvalitetom u svrhu preglednog, učinkovitog i pouzdanog upravljanja svim aspektima kvalitete poslovanja, odnosno oblikovanja i provođenja javnih politika od interesa za Županiju. Time Sustav upravljanja kvalitetom postaje učinkovito sredstvo implementiranja politike kvalitete u poslovni sustav Županije. Sustavom su obuhvaćena sva upravna tijela županije uključujući sva područja skrbi od interesa za Županiju.
Sustav se održava i stalno poboljšava primjenom kriterija definiranih Priručnikom o sustavu upravljanja kvalitetom. Uspješnost stalnog poboljšavanja prati se periodičkim ocjenama sustava od strane predstavnika za kvalitetu i njegovim timom i stalnom analizom podataka.
Sustav upravljanja kvalitetom utemeljen je na tzv. Demingovom krugu, odnosno PDCA petlji (Plan-Do-Check-Act). To je princip na kome se zasniva planiranje, primjena, kontrola i kontinuirano poboljšavanje svih procesa. Svaka aktivnost, bez obzira na razinu njene složenosti, može se svesti na ovaj beskonačan ciklus. Odgovornost za nadzor nad provođenjem PDCA principa snosi Predstavnik za kvalitetu.
Uvodeći sustav upravljanja kvalitetom Županija je oblikovala, dokumentirala i primijenila:
o Procese oblikovanja i provođenja javnih politika kao okvir za pružanje usluga na korištenje građanima i za njihovu sigurnost, te kriterije prihvaćanja i vrednovanja rezultata,
o Procese kojima će promovirati integralnost, pouzdanost i učinkovitost sustava,
o Slijed i međusobno djelovanje tih procesa,
o Kriterije i metode potrebne za osiguranje učinkovitog obavljanja i upravljanja tim procesima,
o Dostupnost potrebnih resursa i informacija nužnih za potporu pri provođenju i nadziranju procesa,
o Mjere nadzora, mjerenja i analize procesa,
o Stalne postupke nužne za ostvarivanje planiranih rezultata i neprekidno poboljšavanje procesa, te
o Način upravljanja procesima koji se ostvaruju izvan Županije.
Dokumentacija sustava upravljanja kvalitetom integralni je dio poslovnog sustava Županije. Oblikovana je u svrhu udovoljavanja potreba i očekivanja zainteresiranih strana sukladno Uredbi o uredskom poslovanju. Stoga su dokumentacijom obuhvaćeni:
o Zakonska, regionalna i druga regulativa koja oblikuje zahtjeve javne politike Županije te načine ostvarivanja prava građana na usluge koje iz njih proizlaze,
o Potrebe i očekivanja građana i drugih zainteresiranih strana iskazane putem javnih rasprava, referenduma, izravnim kontaktom sa Županijskim tijelima i sudjelovanjem u procesima oblikovanja i prosudbe usluga iz djelokruga skrbi od interesa za Županiju,
o Organizacijski propisi i drugi regulatorni akti,
o Izvori vanjskih informacija (na razini države, javnih ustanova, jedinica lokalne samouprave, EU-zakonodavstva, međunarodnih standarda i zahtjeva i sl.),
o Zahtjevi na kompetentnost osoblja, te
o Tehnologija provođenja usluga za ili u korist Županije.
U svrhu efikasnog uvođenja, održavanja i poboljšavanja sustava upravljanja kvalitetom i njegove integracije u poslovni sustav Županije imenovan je Stručni tim za uspostavu i provođenje sustava upravljanja kvalitetom. Zadatak stručnog tima je da, uz pomoć konzultanta, obavi sve aktivnosti potrebne za oblikovanje, uvođenje i certificiranje sustava upravljanja kvalitetom te da održava sustav na zahtijevanoj razini i poduzima mjere poboljšavanja. Članovi stručnog tima su čelnici upravnih tijela. Svi članovi stručnog tima imaju imenovane zamjene.
Članovi tima odgovorni su voditelju tima za kvalitetu za pitanja sustava upravljanja kvalitetom. Voditelj stručnog tima za kvalitetu koordinira rad s predstavnikom za kvalitetu. Neovisno o ostalim odgovornostima, voditelj stručnog tima ima sljedeće odgovornosti i ovlasti:
o Osiguranje da su procesi sustava upravljanja kvalitetom uspostavljeni, provedeni i održavani,
o Izvještavanje o djelovanju sustava upravljanja kvalitetom i potrebi za njegovo poboljšavanje,
o Osiguranje promoviranja brige o zahtjevima građanstva i partnerskih institucija kroz čitavu organizaciju,
o Uspostavu i održavanje dokumentacije sustava upravljanja kvalitetom,
o Suradnju s vanjskim organizacijama u području osiguranja kvalitete.
o Članovi tima za kvalitetu, svaki u svom području, odgovorni su za:
o Pripremu potrebnih akata i zapisa,
o Suradnju s Predstavnikom za kvalitetu za pitanja implementacije, održavanja i poboljšavanje sustava upravljanja kvalitetom,
o Prikupljanje potrebnih podataka i informacija za provedbu analiza u sustavu,
o Upoznavanje ostalih zaposlenika za provođenje mjera sustava upravljanja kvalitetom i vođenja dokumentacije,
o Stvaranje pozitivne klime za promicanje težnji za unapređenje kvalitete življenja građana.
Neovisno o ostalim odgovornostima, predstavnik za kvalitetu ima sljedeće odgovornosti i ovlasti:
o Izvještavanje o djelovanju sustava upravljanja kvalitetom i potrebi za njegovo poboljšavanje,
o Osiguranje promoviranja brige o zahtjevima građanstva i partnerskih institucija kroz čitavu organizaciju,
o Stvaranje pozitivne klime za promicanje težnji za unapređenje kvalitete življenja građana.
o Nadzor nad uvođenjem i održavanjem sustava upravljanja kvalitetom,
o Odobravanje nacrta izmjena priručnika i procedura sustava upravljanja kvalitetom,
o Provođenje i dokumentiranje postupka ocjene sustava upravljanja kvalitetom od strane županije.

ZAKLJUČAK

Temeljna zadaća i razlog postojanja javne uprave jest da ona mora biti učinkovit servis građana i ostalih korisnika njenih usluga.
Građani, kao i privatni sektor ovise o efikasnosti javne uprave kroz kvalitetu javnih usluga.
Izuzetno je bitna kvaliteta i brzina rješavanja zahtjeva, transparentnost djelovanja i poštivanje načela legaliteta i javnosti rada u javnoj upravi, dostupnost informacija.
Stoga, Bjelovarsko-bilogorska županija prati svoj način rada kroz sustav upravljanja kvalitetom i isti pokušava učiniti što boljim i kvalitetnijim na zadovoljstvo svih korisnika svojih usluga.